banner image

Hoe Bekaert zijn uitgavenbeheer automatiseert met SAP Concur

  • Roeland Vanbeselaere
    Roeland Vanbeselaere

Rekening houdend met verschillende lokale wetgevingen en werkwijzen, kan het voor een internationaal bedrijf een uitdaging zijn om het uitgavenbeheer goed te krijgen. Bekaert, de wereldwijde technologie- en marktleider in de staaldraadindustrie, ging op zoek naar het perfecte digitale hulpmiddel – en de ideale partner – om zijn uitgavenbeheer en de daaraan gekoppelde gegevensstromen in zijn fabrieken wereldwijd te automatiseren, te centraliseren en te standaardiseren. Lees hier hun verhaal, zoals het werd gepresenteerd tijdens SAP NOW Live.

Wereldwijd zakendoen, wereldwijde uitdagingen

Bekaert, dat 140 jaar geleden werd opgericht, staat internationaal bekend om zijn staaldraadoplossingen. Met 28.000 werknemers, klanten in 120 landen en productiesites over de hele wereld is Bekaert een mooi voorbeeld van een écht mondiaal bedrijf – en dat zorgt voor een aantal unieke uitdagingen.

Op het gebied van uitgavenbeheer bijvoorbeeld, werden er binnen het bedrijf verschillende benaderingen gehanteerd. Hier en daar waren al lokale automatiseringsinitiatieven opgestart, terwijl andere sites nog gebruikmaakten van manuele stromen. "De meeste sites stuurden financiële documenten nog door via mail – en soms zelfs via de post", zegt Johan Vanbergen, financieel manager bij Bekaert en projectmanager voor de SAP Concur-implementatie.

Die tijdrovende manuele uitgavenprocessen en goedkeuringsstromen elimineren – net als het risico op menselijke fouten dat ermee samenhing – was voor Bekaert dan ook een prioriteit.

Een krachtige oplossing voor het volledige uitgavenbeheer

Een van de belangrijkste doelstellingen van Bekaert was een vlotte integratie met het bestaande interne SAP-systeem, waaronder de Finance- en HR-modules. Die zijn allebei nodig om het volledige proces voor het vastleggen, indienen en goedkeuren van de personeelskosten te optimaliseren. Bekaert koos voor SAP Concur Cloud omdat de oplossing:

  • kan bogen op een wereldwijde focus en aanwezigheid;
  • gebruiksvriendelijk is en een goede mobiele versie heeft;
  • de naleving van de lokale wetten en het bedrijfsbeleid vereenvoudigt;
  • naadloos geïntegreerd kan worden met SAP Finance en HR-modules;
  • en tal van kant-en-klare rapporteringsinstrumenten biedt.

Om hen te ondersteunen bij de implementatie, keek Bekaert naar Flexso. "We wisten uit ervaring dat Flexso sterk is in het samenstellen van een gecombineerd team van professionals uit beide bedrijven – en in het inspireren van de teamleden om samen te werken als één geheel," bevestigt Johan.

Flexso nam meteen het voortouw bij het organiseren van workshops – wereldwijd, lokaal, online en op locatie – om zowel de wereldwijde als lokale behoeften en verwachtingen te integreren.

Op tijd, binnen budget en met het gewenste bereik – alle doelstellingen afgevinkt!

De designfase ging van start in september 2019 en omvatte drie regio's: Noord-Amerika, België en Slowakije. Tegen november 2019 was de configuratie voor Noord-Amerika klaar en werden de systeemtests gelanceerd. In januari 2020 ging het systeem probleemloos live voor alle Noord-Amerikaanse gebruikers – op tijd, binnen het budget en precies zoals gepland.

In het vierde kwartaal van 2020 legde het team de laatste hand aan de implementatie in België. Slowakije volgde snel daarna.

Geautomatiseerde processen, intuïtieve hulpmiddelen, tevreden medewerkers

Dankzij de nieuwe oplossing beschikt Bekaert nu over een geautomatiseerd systeem dat het bedrijf in staat stelt om:

  • werknemers snel, gemakkelijk en correct te vergoeden;
  • te vertrouwen op financiële ERP-systeemgegevens die continu worden bijgewerkt;
  • deze gegevens te analyseren, om zo de processtromen voortdurend te verbeteren.

De eindgebruikers bij Bekaert zijn onder de indruk van de flexibiliteit en eenvoud die SAP Concur biedt. "Het is heel gebruiksvriendelijk, en de automatisering laat ons een pak efficiënter werken," concludeert Johan.

Lessons learned
- Stem de HR- en master data op voorhand op elkaar af om later tijd te winnen.
- Focus op wereldwijde processen die vervolgens worden afgestemd op de toepassingsbehoeften – niet op lokale processen.
- Besteed extra aandacht aan de verschillen in kredietkaartintegratie tussen de verschillende landen.
- Betrek de plaatselijke teams zo veel mogelijk.
- Een gefaseerde implementatie bemoeilijkt de zaken wanneer werknemers uit landen waar het programma al live is, uitgaven indienen bij managers in landen waar het programma nog niet live is.

Op zoek naar een toegewijde, innovatiegedreven partner die je helpt om jouw SAP-ambities van begin tot eind te realiseren? Zoek niet verder dan Flexso.

We delen onze kennis graag met u

Lees als eerste hoe Flexso concrete cases aanpakt en profiteer van tips op basis van ervaringen uit de praktijk.

mascotte
Flexso

Voor een betere website ervaring gebruiken we cookies. Meer informatie