banner image

Een dynamisch en gebruiksvriendelijk GDPR-register voor Agfa

Gebouwd op SAP Cloud Platform

  • Peter Geukens
    Peter Geukens

De GDPR – General Data Protection Regulation – die op 25 mei dit jaar van kracht wordt, verplicht alle Europese organisaties om bij te houden wat ze met persoonsgegevens van klanten en medewerkers doen. Om die informatie op een overzichtelijk en dynamische manier te organiseren, klopte Agfa bij Flexso aan. Het resultaat: een op maat gemaakte, gebruiksvriendelijke applicatie op het SAP Cloud Platform.

Bij Agfa worden heel wat gegevens verzameld en verwerkt: adressen van personeel, telefoonnummers van potentiële klanten, facturatiegegevens – noem maar op. Volgens artikel 30 van de GDPR moet de multinational vanaf dit jaar een register bijhouden waarin staat wat met die gegevens gebeurt, wie er toegang toe heeft en hoe ze beschermd worden. Maar hoe pak je dat aan? 

Centraal systeem, decentraal beheer

“In plaats van ad hoc een register op te bouwen, gingen we op zoek naar een structurele, doordachte oplossing”, vertelt Karl Anthonissen, Manager Quality & Compliance bij Agfa. “De informatie die verzameld wordt binnen Agfa is zodanig divers en verspreid, dat het onbegonnen werk is om het beheer van het register bij een persoon te leggen. Het leek ons daarom logischer om verschillende medewerkers over onze vestingen toegang te geven tot een centraal systeem. Daarin kunnen ze dan zelf info toevoegen, aanpassen en onderhouden.”

Een mooi idee, maar een kant-en-klare oplossing die dat decentraal beheer mogelijk maakt, was er niet. Daarom besloot Agfa om zelf een tool te ontwikkelen. Karl: “We hadden net een licentie aangekocht voor het SAP Cloud Platform, en waren de mogelijkheden daarvan volop aan het onderzoeken. Toen Flexso aanbood om binnen die omgeving een applicatie te bouwen voor ons GDPR-register, waren we meteen verkocht. Zo sloegen we twee vliegen in een klap: een oplossing voor ons databeheer én een grondige kennismaking met het platform van de toekomst.” 

“De applicatie is een technisch hoogstandje, dat bovendien erg gebruiksvriendelijk is.”
Karl Anthonissen, Manager Quality & Compliance Agfa

Eenvoudig en dynamisch

Flexso organiseerde een design-thinking-workshop bij Agfa. Samen brainstormden de partners over hoe de tool er moest uitzien. Ze legden de wettelijke verplichtingen, technische mogelijkheden en budgettaire beperkingen naast elkaar en creëerden een aantal mock-ups. Die werden intern aan de werkgroep GDPR voorgesteld en verder op punt gezet. Daarna ging een team developers van Flexso aan de slag.

De ontwikkelde applicatie biedt een overzicht van bestaande records – fiches met allerlei info over een bepaalde gegevensverwerking – en de mogelijkheid om nieuwe records toe te voegen. Om dat invoeren te vereenvoudigen en te stroomlijnen, vult de medewerker een formulier in. Daarop staan alle vragen die nodig zijn om het nieuwe record GDPR-compliant te maken, zoals de bedoeling van de dataverzameling, de partijen die toegang hebben tot de data, en de manier waarop de data beschermd worden. Beheerders van de oplossing kunnen de vragen op het formulier op elk moment aanpassen. 

“De Flexso-consultants bouwden de oplossing in Fiori – ondertussen de standaard gebruikersinterface binnen SAP,” aldus Karl. “Daardoor is ze erg intuïtief, zowel op een desktop, smartphone als tablet. Je kan erin zoeken, filteren en sorteren, en bovendien eenvoudig lijsten exporteren naar Excel of pdf. Een technisch hoogstandje, dat bovendien gebruiksvriendelijk is.”

Partner van a tot z

Karl: “Met de applicatie creëren en onderhouden we op een dynamische en gebruiksvriendelijke manier ons GDPR-register. Medewerkers uit alle Agfa-afdelingen werken efficiënt samen aan transparant databeheer. De oplossing is immers van overal bereikbaar via het SAP Cloud Platform. En hoewel de GDPR in de eerste plaats op Europa focust, rollen we onze oplossing ook uit in de filialen in de rest van de wereld.”

“Flexso ondersteunde ons van a tot z binnen dit project. Brainstormen, ontwikkelen, testen, aanpassen, opnieuw testen ... Bij elke stap konden we op hen rekenen. Kleine problemen werden in een mum van tijd opgelost, en ook de timing en het budget bleven onder controle. Binnenkort starten we trouwens een vervolgproject op, om de data in de applicatie nog efficiënter up-to-date te houden.”

Uw businessuitdagingen slim aanpakken met een creatieve SAP-oplossing? Flexso helpt u graag. Contacteer ons. 

We delen onze kennis graag met u

Lees als eerste hoe Flexso concrete cases aanpakt en profiteer van tips op basis van ervaringen uit de praktijk.

mascotte
Flexso

Voor een betere website ervaring gebruiken we cookies. Meer informatie