banner image

Een efficiënt en vlot aankoopproces - van aankoop tot factuur

Gebruiksvriendelijke end-to-end oplossing 

  • Peter Geukens
    Peter Geukens

Provincie Vlaams-Brabant (PVB) vormt een link tussen de gemeentelijke, Vlaamse en federale overheden. De provinciediensten werken regionaal georiënteerde projecten uit en zorgen voor financiële ondersteuning van lokale initiatieven en verenigingen. De bevoegdheden zijn ruim: van provinciale scholen en domeinen, erfgoed en economie tot milieu. Om de verschillende ondersteunende processen (human resources, loonverwerking, financiële processen, aankoop, ... ) vlot te laten verlopen, vertrouwt de provincie op SAP. Recent kreeg het aankoop-/facturatieproces een extra facelift.

Objectieven voor een gestroomlijnd aankoopproces

Het aankoopproces – van aankoop tot betaling – bij PVB was uitermate tijdintensief. Op zoek naar een manier om de vele manuele stappen en validaties te reduceren, klopte de provincie aan bij Flexso. Samen zetten we een project op met drie doelstellingen:

  • De flow van aankoop tot betaling optimaliseren
  • Een gestructureerd goedkeuringsproces inbouwen
  • De gebruikerservaring verbeteren

De flow van aankoop tot betaling optimaliseren

Lexmark Process Director, een SAP-gecertificeerd platform voor factuurautomatisering, bleek de beste oplossing om de aankoopprocessen te vereenvoudigen. 
Het resultaat? Minder manueel werk dankzij een gecentraliseerde en automatische factuurscanning en OCR. Daarnaast werden ook de verdere factuurverwerking in SAP, waaronder (automatische) controles, en de boeking in SAP Financials geoptimaliseerd.

Een gestructureerd goedkeuringsproces inbouwen

Om het aankoopproces efficiënter te maken, wou PVB ook komaf maken met de manuele goedkeuring van de aankooporders. We beslisten om de goedkeuringsprocessen te verleggen naar de factuur en zetten een automatische flow op met SAP Workflow en SAP Fiori.
Het resultaat? Het aantal goedkeuringen daalde drastisch. Medewerkers moeten zich vandaag nog enkel bekommeren om de uitzonderingen.

De gebruikerservaring verbeteren en vereenvoudigen

Om te verzekeren dat de eindgebruikers met plezier met de oplossingen zouden werken, besteedden we ook ruime aandacht aan een uitstekende gebruikerservaring (User Experience (UX)). Vandaar de keuze voor SAP Fiori “apps”, een moderne en gebruiksvriendelijke user interface, die ook mobiel gebruik ondersteunt.
Het resultaat? Door de uitrol van out-of-the-box SAP Fiori “apps” kunnen eindgebruikers supervlot bestelbonnen, ontvangstdocumenten en facturen goedkeuren. Zonder voorafgaande training en op elk device – van laptop tot smartphone en tablet.

UX is veel meer dan een mooie User Interface. 

SAP: sexy én gebruiksvriendelijk?

Flexso leverde een totaalpakket: een gebruiksvriendelijke oplossing die de volledige facturatieflow automatiseert. Met als resultaat heel tevreden eindgebruikers.
Dit project bewijst dat SAP sexy én gebruiksvriendelijk kan zijn. Lexmark + Fiori = Winning Team!

Hoe ervaarde PVB dit project?

"Een zeer professionele aanpak met stuk voor stuk gemotiveerde mensen – met de juiste expertise – om de targets te verwezenlijken binnen de gestelde termijnen."
Greet Matthijs, Bestuurssecretaris Projectleider Informatica.

Technische achtergrond

  • SAP NW Gateway
  • SAP Fiori
  • SAP Screen Personas
  • SAP Content Server
  • Lexmark Capture
  • Lexmark Process Director
  • Lexmark WorkCycle

We delen onze kennis graag met u

Lees als eerste hoe Flexso concrete cases aanpakt en profiteer van tips op basis van ervaringen uit de praktijk.

mascotte
Flexso

Voor een betere website ervaring gebruiken we cookies. Meer informatie