banner image

De kracht van gecentraliseerde data dankzij S/4HANA bij Cloostermans

  • Arne Goudeseune
    Arne Goudeseune

Het Belgische familiebedrijf Cloostermans is een internationale machinebouwer. De innovatieve verpakkingsmachines en productielijnen die Cloostermans ontwerpt en assembleert, draaien in grote productiebedrijven wereldwijd. Bij het design- en productieproces van die machines zijn veel verschillende afdelingen betrokken. Om de samenwerking te optimaliseren, koos Cloostermans een nieuw ERP-platform: SAP S/4HANA, inclusief de intuïtieve SAP Fiori-interface. Flexso toonde zich de ideale partner om de oplossing te integreren en een aantal extra tools op maat te ontwikkelen. 

Een combinatie van standaard SAP-processen en maatwerk

Cloostermans ontwerpt en assembleert al zijn machines volledig zelf. “Flexibiliteit staat daarbij altijd centraal: bij alles wat we doen, vertrekken we van de noden van de klant. We ontwikkelen en ontwerpen ook samen met hen. Die flexibiliteit stelt zware eisen, niet in het minst aan ons ERP-systeem”, aldus Sandra van den Heuvel, SAP project manager bij Cloostermans.

Om de samenwerking tussen alle afdelingen te bevorderen, wou Cloostermans een nieuw ERP-platform. Ze kozen een on-premise oplossing gebaseerd op SAP S/4HANA 1610, omwille van de buitengewone performantie, de best practices en de sterke reputatie van SAP. “Wij werken internationaal, in verschillende vestigingen. Er is geen enkel ERP-systeem dat die samenwerking zo goed ondersteunt als SAP”, legt Sandra uit. “Flexso gaf trouwens een heel overtuigende presentatie”, lacht ze. Cloostermans werd het eerste Belgische bedrijf dat SAP S/4HANA 1610 implementeerde.

“Flexibiliteit zit in ons DNA. We ontwikkelen en ontwerpen samen met onze klanten. Die flexibele benadering stelt zware eisen, niet in het minst aan ons ERP-systeem.”
Sandra van den Heuvel, SAP project manager bij Cloostermans

In nauwe samenwerking met Flexso gaf Cloostermans de aftrap voor het project, dat de naam ‘Eagle’ kreeg. Alle bestaande, losstaande processen werden geïntegreerd in één enkel engineer-to-order proces.
“We begonnen met de standaard SAP-processen”, vertelt Arne Goudeseune, consultant bij Flexso. “Voor de complexere processen ontwikkelden we nieuwe toepassingen op maat, die we bij het begin of aan het einde van een standaardproces toevoegden. De digitale kern blijft intact en kan makkelijk worden geüpgraded.” 

Logistieke en financiële data aligneren; gedetailleerde productie-inzichten

Vóór de overstap naar SAP S/4HANA werden de masterdata opgesplitst in twee aparte silo’s: logistieke data en accounting- en financiële data. Omdat er elke ‘silo’ leveranciers- en klantendata bevatte, waren er veel fouten en veel dubbele data. Door de data te centraliseren, zijn fouten meteen zichtbaar en kunnen ze gecorrigeerd worden voor ze problemen veroorzaken.

Meer nog, in het legacysysteem waren bepaalde productiestappen bijna onmogelijk te traceren. Met SAP kwam daar verandering in. “Het was vroeger moeilijk om te zien in welke fase van de productie een bepaald materiaal zat”, legt Arne uit. “We hadden weinig zicht op de producten in het magazijn en op de bewerkingsprocessen, we wisten niet of componenten bij een externe partner waren voor een behandeling of coating, enz. SAP daarentegen is ontzettend transparant, waardoor we veel meer informatie hebben over de status en de locatie van onze materialen.” 

“Omdat alles geconnecteerd is, toont het systeem duidelijk aan welke processen niet efficiënt verlopen en waar het beter kan. Op basis van die inzichten kunnen we onze processen herbekijken.”
Sandra van den Heuvel, SAP project manager bij Cloostermans

Ook de rapportering is fors verbeterd. "We hebben nu toegang tot alle relevante gegevens voor elk proces. Dat betekent dat we rapporten op maat kunnen maken en dus accuratere beslissingen kunnen nemen”, aldus Arne. "De kosten worden nu 100% nauwkeurig in kaart gebracht. Zo krijgen we een correct inzicht in de bestede manuren en de werkelijke kosten van elk onderdeel.”
"Bovendien is alles nu geconnecteerd", voegt Sandra toe. "Het systeem toont duidelijk aan welke processen niet efficiënt verlopen of waar het beter kan. Op basis van die inzichten kunnen we onze processen verfijnen."

De businessvoordelen

  • Gealigneerde logistieke en accountingdata, voor accurate kostberekeningen en gedetailleerde rapportering.
  • Lagere foutenmarge en geen dubbele data.
  • Volledig gedigitaliseerde CAD-engineeringprocessen.
  • De mogelijkheid om materialen precies te lokaliseren in het magazijn en de productiestappen op te volgen.

Van papier naar digitaal

Naast het optimaliseren van de productie en de rapportering hielp Flexso Cloostermans ook om het engineeringproces te digitaliseren. Arne: “In het verleden stuurden de ingenieurs stapels CAD-tekeningen op papier naar de productie- en aankoopafdeling. Wij creëerden een tool om de CAD-tekeningen van machines en machineonderdelen digitaal te bekijken. Zo moeten de productie- en aankoopmedewerkers niet langer door al die papieren bladeren.”

Focus op het grotere geheel

De SAP Fiori-interface maakt van SAP S/4HANA een heel intuïtief, logisch platform waar gebruikers snel mee vertrouwd zijn. Toch was er een gestructureerde aanpak nodig om de medewerkers van de voordelen te overtuigen.
"SAP S/4HANA is een toekomstgerichte oplossing die met de nieuwste technologie werkt. Maar omdat SAP meer gegevens verzamelt dan onze legacysystemen, verloopt elk proces initieel wat trager", legt Arne uit. "We zijn ervan overtuigd dat we daar in de toekomst wel de vruchten van zullen plukken. Dat proberen we onze mensen ook op het hart te drukken: we communiceren uitgebreid over de voordelen die we nu en in de toekomst zullen ervaren, om zo buy-in te genereren.”

Benieuwd naar meer klantenverhalen? Wij bezorgen je inspiratie, recht in je mailbox. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief.

We delen onze kennis graag met u

Lees als eerste hoe Flexso concrete cases aanpakt en profiteer van tips op basis van ervaringen uit de praktijk.