banner image

UGent: de voordelen van geautomatiseerd onderzoeksprojectbeheer

  • Yor Rombaut & Ann Koolen

Als instelling voor hoger onderwijs en onderzoek moet de universiteit van Gent (UGent) grote volumes documentatie, financiële informatie en andere data over onderwijs- en onderzoeksprojecten verwerken. Omdat de UGent SAP al gebruikte om haar financiële en hr-data te beheren, besliste ze haar financiële en operationele aanpak van haar onderzoeksprojectbeheer naar een hoger niveau te tillen met SAP Project and Portfolio Management (PPM) en SAP Fiori.

De bedoeling? De medewerkers van de UGent in realtime een duidelijker totaalbeeld geven van onderzoeksprojecten en hun financiële status, het projectbeheer stroomlijnen, de administratie automatiseren en verschillende databronnen linken, om een compleet overzicht te hebben. 

Informatiebronnen samenbrengen die voordien geïsoleerd waren

"Onderzoekers en andere medewerkers van onze universiteit zijn vaak bij meerdere projecten betrokken", legt David Vermeersch uit, de Business project manager for Finance and Research Management van de UGent. "Al die projecten administratief en financieel beheren, is een uitdaging: je moet aanvragen goedkeuren, rapporteren, het budget bijsturen …. GISMO, onze eigen portaalsite voor onderzoeks- en projectbeheer, het bijhouden van cv's enz., die we zelf in Java hadden ontwikkeld, was al een grote stap in de goede richting." 

“Onderzoekers zijn vaak bij meerdere projecten betrokken. Het beheer van alle administratieve en financiële taken die daarbij komen kijken, is zonder meer een uitdaging."
David Vermeersch, Business project manager for Finance and Research Management van de UGent

"Het kon echter nog beter", zegt Yor Rombaut, SAP-consultant bij Flexso. 'Het linken van het onderzoeksaspect (GISMO) aan het financiële aspect (SAP) gebeurde meestal nog handmatig. Financiële controles gebeurden door Excel-bestanden per mail door te sturen. Soms kwam er heel wat handmatig werk bij kijken om te garanderen dat de cijfers juist waren." 

Workflows van onderzoekers linken aan financiële gegevens

Om het beheer van haar vele onderzoeksprojecten te optimaliseren, besloot de UGent om SAP PPM te gebruiken. David: "De oplossing biedt een perfecte structuur om de opeenvolgende fasen van onderzoeksprojecten te beheren. De setup is conceptueel vergelijkbaar met het proces van een onderzoeksactiviteit zodat het voor ons een geweldige match is." Yor: "SAP PPM heeft een ideale hiërarchische structuur die een eenvoudige categorisering mogelijk maakt en ons de kans biedt om verschillende projectonderdelen te combineren."

Een van de eerste stappen bij het implementeren van het project was het activeren van de PPM-module en de bestaande financiële gegevens erin migreren. Jan Verhamme, ICT-lead Research Management UGent: "Vervolgens creëerde Flexso de interface tussen SAP en de GISMO-portaalsite. Zo kon het Java-platform projectinformatie naar SAP doorsturen om in PPM te bewaren en omgekeerd konden financiële gegevens naar de GISMO-portaalsite worden doorgestuurd. Daarna legden Yor en de rest van het team links tussen PPM en de financiële SAP-module om vlotte, geautomatiseerde, onderling verbonden datastromen mogelijk te maken."

Dankzij SAP PPM konden de workflows voor financiële gegevens bij de UGent sterk worden vereenvoudigd. "Het was een complete transformatie," bevestigt Yor. "De onderzoeksprojectgegevens in GISMO zijn nu volledig gelinkt aan de relevante financiële informatie." 

De volgende stap

Naast de implementatie van SAP PPM en de koppeling met andere SAP-modules en met het op Java gebaseerde GISMO-platform, ontwikkelden Flexso en de UGent nog 16 op maat gemaakte Fiori-toepassingen om de financiële follow-up van onderzoeksprojecten te vereenvoudigen. Meer over de SAP Fiori-fase van het project kun je in de volgende blogpost lezen

Zakelijke voordelen

  • Onderling verbonden SAP-gegevensbronnen, die relevant zijn voor onderzoeksprojecten, zoals financiële gegevens
  • Interface tussen de Java-portaalsite voor onderzoekers en de financiële SAP-module
  • Automatische omzetting van externe dataformaten in standaard SAP-formaten

Wil je de voordelen van een geautomatiseerd onderzoeksprojectbeheer voor jouw bedrijf ontdekken? Onze experten helpen je graag verder!

We delen onze kennis graag met u

Lees als eerste hoe Flexso concrete cases aanpakt en profiteer van tips op basis van ervaringen uit de praktijk.

mascotte
Flexso

Voor een betere website ervaring gebruiken we cookies. Meer informatie