banner image

Vlot factureren in SAP dankzij gerobotiseerde procesautomatisering

  • Phillipe De Decker
    Phillipe De Decker

Zelfs in de digitale wereld van vandaag stellen gegevensverwerking, processen stroomlijnen en kostenoptimalisatie tal van organisaties voor uitdagingen. Taken als inkomende verzoeken beantwoorden, multichannelgegevens verwerken en gegevens in ERP-systemen beheren, zijn eentonig en repititief. Bedrijven met een toekomstgerichte visie overwegen dan ook om die processen te automatiseren met RPA-technologie (Robotic Process Automation).

Om innovatieve automatiseringsoplossingen meer bekendheid te geven, bundelde Flexso haar krachten met robotica-automatiseringsbedrijf RoboRana. Het resultaat van die samenwerking is een oplossing om de verwerking van binnenkomende facturen te automatiseren in SAP Fiori.

Meer efficiëntie, hogere productiviteit, verbeterde gebruikservaring

RPA-robots kunnen de klok rond repetitieve handelingen uitvoeren en op een uiterst consistente en accurate manier gegevens verwerken. Bovendien is RPA een niet-invasieve technologie – die geen veranderingen in de bestaande IT-omgeving vereist – waarmee u tijd bespaart en fouten vermijdt. U werkt efficiënter en u kunt zich concentreren op de taken die er écht toe doen.

Inkomende facturen verwerken: een saaie klus

Wist u dat boekhouders dagelijks tot wel 250 facturen verwerken? Die eentonige taak, waarbij enorme hoeveelheden gegevens uit verschillende bronnen samenkomen, is perfect voor RPA. Flexso ontwikkelde samen met RoboRana een manier om de verwerking van inkomende facturen te automatiseren in SAP Fiori, een webgebaseerde SAP-gebruikerservaringinterface die de brug slaat tussen business, taken en computers. Het doel? De meerwaarde aantonen van een robot die facturen kan boeken in SAP Fiori, en die taak bovendien even goed uitvoert als een boekhouder.

Op de boekhoudig komen dagelijks facturen van verschillende leveranciers binnen. Een boekhouder zoekt de belangrijke gegevens op, zoals de leveranciersinformatie, de datum, de hoeveelheid, de goederen of diensten, de btw en de kostenafdeling. Vervolgens start hij Fiori op en kiest hij de juiste transactie om de opgehaalde gegevens in te voeren. Hij selecteert de juiste grootboekrekening, btw-code en kostenafdeling, de transactie wordt geboekt en de factuur wordt verplaatst naar de map 'verwerkte facturen'.

Hoewel dit proces voor elke factuur vergelijkbaar is, wordt een groot deel van de gegevens handmatig ingevuld. Daardoor zijn fouten nooit veraf. Door de facturen nauwkeuriger en geautomatiseerd te verwerken, kunnen bedrijven hun productiviteit en cashflow verbeteren, en ook de relaties met stakeholders varen er wel bij.

Machines doen het saaie werk (of ze helpen een handje)

Hoe ziet zo'n geautomatiseerd proces eruit? De inkomende facturen komen in een specifieke inbox terecht, die wordt gemonitord door de RPA-bot. Die robot draait op de achtergrond en leest meteen allerlei soorten facturen, waarbij hij de belangrijke gegevens vastlegt. Dat doet de robot op dezelfde intelligente manier als een boekhouder, maar dan door gebruik te maken van trefwoordherkenning, Optical Character Recognition (OCR) en samenhang tussen trefwoorden.

De RPA-bot start vervolgens Fiori, meldt zich aan en selecteert de juiste transactie om inkomende facturen aan te maken. Hij voert de factuurgegevens in en selecteert de juiste grootboekrekening, btw-code en kostenafdeling. Dat doet hij door de goederen of diensten, het btw-percentage en de kostenafdeling te vergelijken met de juiste accounts uit geëxtraheerde SAP-gegevenstabellen. Tot slot wordt de transactie geboekt en wordt elke factuur verplaatst naar een andere map. De robot geeft ook aan of de transacties goed zijn verlopen en voegt eventuele afwijkingen toe.

Terwijl een mens zo’n vier minuten en dertig klikken nodig heeft om een factuur te verwerken, lukt het de robot al in minder dan één minuut, inclusief alle automatische klikken en controles.

Bekijk de video:

Intelligente oplossingen voor ongestructureerde gegevensverwerking

In deze gebruikssituatie voert de robot alleen de taken uit waarvoor hij is geprogrammeerd. Maar de grote uitdaging ligt erin om ongestructureerde gegevensinvoer, zoals e-mails, pdf's en gescande documenten, slim te verwerken. Organisaties die willen overstappen op RPA, kunnen overwegen verder te gaan dan facturatie. RPA hoeft immers niet beperkt te blijven tot taken met een geringe toegevoegde waarde: hoe hoger het proces in de waardeketen, hoe groter de impact van automatisering op de bedrijfsefficiëntie.

Bedrijfsprocessen digitaliseren en datagestuurde beslissingen nemen, dat is waar het bij Flexso om draait, met of zonder RPA. Een van onze recente projecten bij het logistieke bedrijf ODTH is daar een mooi voorbeeld van.

Op zoek naar een slimme automatiseringsoplossing voor uw repetitieve bedrijfsprocessen? Neem dan vandaag nog contact met ons op: wij helpen u graag verder.

Meer over RoboRana
Sinds juli 2017 helpt RoboRana bedrijven te versnellen, te innoveren en te transformeren door handmatige en repetitieve processen op een intelligente manier te automatiseren. De kernactiviteit van het RoboRana is de toepassing van RPA-technologie (Robotic Process Automation). Bij gerobotiseerde procesautomatisering bootsen softwarerobots menselijke acties na door op niet-invasieve wijze interacties aan te gaan met applicaties. De technologie brengt hypermoderne automatiseringsfunctionaliteiten samen in één enkel platform, zodat bedrijven als het ware een virtueel personeelsbestand ter beschikking krijgen. De softwarerobots zijn in staat om met regelmaat en precisie welbepaalde op regels gebaseerde acties uit te voeren.

We delen onze kennis graag met u

Lees als eerste hoe Flexso concrete cases aanpakt en profiteer van tips op basis van ervaringen uit de praktijk.

mascotte
Flexso

Voor een betere website ervaring gebruiken we cookies. Meer informatie