banner image

Voldoe altijd en overal aan de wettelijke vereisten met SAP Document Compliance

Houd klanten, partners en overheidsinstanties geïnformeerd met e-documenten

  • Koen Weyns
    Koen Weyns

Bedrijfsprocessen moeten altijd en overal voldoen aan de wettelijke vereisten – ook in een internationale onderneming. Maar hoe begin je daaraan? Vereisten verschillen van land tot land en worden vaak in een oogwenk weer gewijzigd. Daar komt nog bij dat partners en klanten steeds snellere en vaak zelfs realtime documentenstromen verwachten. Hoe kun je die evolutie bijbenen zonder tijd en middelen te verliezen? SAP heeft de oplossing in huis met SAP Document Compliance.

Digitalisering en e-commerce zijn vandaag populairder dan ooit, waardoor ook de behoefte aan digitale documenten – van leveringsbonnen tot facturen en btw-rapporten – groeit. Niet alleen privébedrijven laten hun stem daarbij horen: lokale overheidsinstanties willen evengoed meer inzicht in bedrijfstransacties om mogelijke fraude te bestrijden. Er is dus een toenemende behoefte aan meer transparante en gedetailleerde documentatie in real time. En digitalisering is de enige manier om dat doel te bereiken.

Wat is SAP Document Compliance?

SAP lanceerde SAP Document Compliance als antwoord op die digitaliseringsbehoefte. Het is een tool om e-documenten te verwerken en realtime communicatie tussen leveranciers, klanten en overheidsinstanties mogelijk te maken. Aangezien elk land specifieke wettelijke vereisten hanteert, biedt SAP standaardsjablonen per land om ervoor te zorgen dat je bedrijf voldoet aan de lokale wettelijke vereisten. Je hoeft je dus niet langer zorgen te maken over compliance: SAP Document Compliance houdt wereldwijd de vinger aan de pols voor je bedrijf!

De zakelijke voordelen van SAP Document Compliance

  • Communicatie in real time: in plaats van tijd te verliezen via e-mail of klassieke post kun je alle handels- en juridische documenten in real time versturen. Zo zijn alle betrokken partijen – jij, je klant en waar nodig de overheidsinstanties – altijd en overal op de hoogte.
  • Wereldwijde compliance met de wettelijke vereisten: voor internationale organisaties is het best een uitdaging om het overzicht te houden over de wettelijke vereisten per land. Dankzij SAP Document Compliance zijn alle handelsdocumenten meteen klaar voor registratie door de betreffende overheidsinstanties.
  • Automatische updates via SAP-notities: als de compliancewetgeving wordt gewijzigd of aangepast, verwerkt SAP die wijzigingen in SAP-notities en wordt je systeem automatisch bijgewerkt. Zo blijven je documentenstromen altijd en overal wettelijk in orde.
  • Gedetailleerde rapportering: door de stroom van juridische documenten en facturen te automatiseren krijg je toegang tot meer gedetailleerde analyses en dus ook nieuwe inzichten die je bedrijf rechtstreeks ten goede komen.

Hoe werkt SAP Document Compliance?

SAP Document Compliance zet gegevens uit je SAP-backendsysteem om in vooraf gedefinieerde en gestandaardiseerde uitwisselingsformaten. Vervolgens geeft het die data elektronisch door aan zowel de overheidssystemen van de lokale rechts- en belastingautoriteiten als je zakenpartner (klant of leverancier).

Belangrijke kanttekening hierbij: dit is allesbehalve eenrichtingsverkeer! Je klanten of leveranciers – en zelfs lokale overheden – kunnen je ook gegevens en documenten terugsturen. Die worden vervolgens omgezet in data die terechtkomen in je SAP ERP-systeem en dus de cirkel rond maken.  

Wat heb je nodig?

Vereisten voor de implementatie van SAP Document Compliance:

  • SAP ECC of S/4HANA, dat fungeert als je ERP-systeem en de data bewaart die je wilt delen
  • SAP Cloud Platform Integration (CPI) als communicatieplatform tussen je ERP-systeem, je partner (klanten, leveranciers en/of de overheid) en SAP Document Compliance
  • SAP eDocument Framework-add-on op je ECC- of S/4-systeem

Waarom Flexso?

Waarom is Flexso de ideale partner om SAP Document Compliance te implementeren en daarmee je compliancezorgen weg te nemen? Omdat we kunnen rekenen op een heilige drievuldigheid:

  • Onze expertise met SAP – we zijn SAP Gold Partner sinds 2004.
  • De combinatie van kennis op het gebied van functionele ERP en technische implementatie.
  • Onze ervaring met internationale projecten voor klanten.

Wil je je documentenstroom automatiseren en altijd en overal wettelijk in orde zijn? Neem contact met ons op!

We delen onze kennis graag met u

Lees als eerste hoe Flexso concrete cases aanpakt en profiteer van tips op basis van ervaringen uit de praktijk.

mascotte
Flexso

Voor een betere website ervaring gebruiken we cookies. Meer informatie